Työkaluja ajanhallintaan työpaikalla, osa 2
Älä mene siihen ansaan, että tekisit toisten työt heidän puolestaan. Kaikki kunnia yhteistyölle, kunhan sen hintana ei ole sinun aikasi. Yleensä työpaikalla, perheessä, yhdistyksissä on joku, joka aina joutuu tekemään kaiken. Ja se ei ole niiden muiden vika, vaan se on sen henkilön oma vika. On olemassa vain yksi hyvä tapa kieltäytyä: se, että kieltäytyy pian, lyhyesti ja ehdottomasti. Selittäminen merkitsee oven auki jättämistä, joten voit olla varma, että saat kyselijän uudelleen kimppuusi.
Kukaan ei voi tehdä kaikkea eli joskus on opeteltava EI –sanan käyttö! Toisille se on helpompaa kuin toisille, mutta jokaisen on syytä se oppia. On turhaa ja epärealistista sitoutua johonkin sellaiseen, jonka jo alussa tietää olevan joko mahdotonta tai ainakin hyvin epätodennäköistä. Säästää itseään, jos sanoo riittävän ajoissa ei. Mutta kieltäytyminen on syytä perustella järkevästi ja rehellisesti, jotta ei saisi laiskan tai epäystävällisen leimaa itseensä. Joskus on hyvä harjoitella diplomaattisia vastauksia jo etukäteen, jos ei:n sanominen on itselle vaikeaa.
Ei:n sanomisen lisäksi toinen hyödyllinen taito on delegointi. Sen ei aina tarvitse tapahtua esimieheltä alaiselle, vaan myös alaiselta esimiehelle, kollegalta kollegalle tai ulottua kokonaan organisaation ulkopuolelle. Jujuna on löytää taho, joka pystyy kaikkein tehokkaimmin hoitamaan käsillä olevan työn. Ja kyseenalaistaa se, olenko minä aina paras mahdollinen ihminen tekemään kaikki ne työt, jotka katson itselleni kuuluvaksi. Yleensä töitä puntaroitaessa aina löytyy sellaisia, joita joku muu voisi hoitaa paremmin, sillä itse kullakin on vahvuudet ja heikkoudet omaamisessaan. Seuraavassa Ari Hoikkalalta peräisin olevia höydyllisiä ohjeita delegointiin:
- delegoi niin aikaisin kuin mahdollista
- selvitä tehtävän tavoite ja tausta riittävän hyvin
- delegoi kokonaisuuksia
- delegoi vastuu ja vaikutusvalta
- delegoi motivoiden ja kehittäen
- älä delegoi tehtäviä, jotka voit eliminoida
- delegoi tehtävät, joita et halua delegoida
- älä delegoi aina kyvykkäimmille alaisillesi
- ohjaa, opasta ja avusta tarvittaessa
- tarkkaile tuloksia
- anna myös positiivista palautetta
Ihmisellä on perustarve saada tehdä asiat loppuun, saada työpöytä puhtaaksi. Mutta sellaisen onnistuminen tänä päivänä on aika harvinaista. Tilanne on usein päinvastainen: kun vihdoin saat tehtävän loppuun, se on jo pahasti myöhässä. Työ ei siis välttämättä tekijäänsä kiitä, mutta silti kaipaamme jokainen palautetta työstämme. Lämminhenkinen palaute auttaa jaksamaan, joten jos esimies tai työtoveri ei kiitä, on syytä opetella viettämään ”itsekehun iltapäiviä”.
Hyödyllistä on kyetä vastustamaan viehtymystä tehdä kaikki täydellisesti. Tämä on perfektionistien ansa. Perfektionisti ei koskaan kykene irrottautumaan projektista, koska se ei ole koskaan täydellinen. Opettele lopettamaan! Tule tietoiseksi siitä, milloin tulokset heikkenevät, ja siirry seuraavaan tehtävään. Kenelläkään ei ole niin paljon aikaa, että loputtomiin kannattaisi hioa esitystä täydelliseksi. Tulos ei vastaa panosta pitkällä tähtäimellä.
Työpöytä voi olla epäjärjestyksen näkyvin ilmentymä. Jos pöytä on pullollaan papereita ja vielä suloisessa sekamelskassa, on suuri vaara ikäviin yllätyksiin eli unohtuneisiin sitoumuksiin tai hoitamattomiin tehtäviin. Työpöytä ei ole kovin hyvä arkistointipaikka, joten pöytä kannattaa siivota ainakin kerran kahdessa viikossa. Myös arkisto ja tiedostot kovalevyllä kannattaa pitää hyvässä järjestyksessä, jotta aikaa ei turhaan kulu jonkin paperin tai tiedoston etsimiseen. Säilyttämisessä kannattaa harkita tarkoin tiedon tärkeyttä ja aikaa, kaikkea on turha säilyttää ja vanhentuneesta tiedosta ei ole paljon hyötyä.
Myös kokouksia voi pyrkiä tehostamaan jo ihan ajansäästön mielessä. Seuraavia asioita on syytä pohtia ennen kokousta: aiheellisuus, tavoitteet ja valmistautuminen (esityslista, enintään 5 – 7 osallistujaa, tietojen kerääminen etukäteen, oma mielipide). Itse kokous on syytä aloittaa ajallaan ja sillä on syytä olla napakka puheenjohtaja. Tehdyt päätökset toistetaan, jotta kaikilla on sama käsitys asiasta, ja ne kirjataan. Kokous myös päätetään ajallaan. Parhaiten muistion laatiminen onnistuu heti kokouksen jälkeen, kun asiat ovat tuoreessa muistissa.
Jos yrittää lisätä työhön käytettäviä tunteja yli kohtuuden, ei hyvää seuraa, vaan yleensä se kostautuu väsymyksenä, stressinä, huonoina työsuorituksina ja lopulta ehkä loppuun palamisena. Monella sen sijaan on myönteisiä kokemuksia siitä, miten riittävä lepo, liikunta ja rentoutuminen parantavat työsuorituksia. Tosin tämäkin useimmiten pitää oppia ”kantapään” kautta eli saavuttaen oman umpikujansa, väsähtämisensä ja stressinsä, ennen kuin ollaan valmiit näkemään vaivaa esimerkiksi kunnon kohottamisessa tai valmiit menemään ajoissa nukkumaan. Wayne State yliopiston professori Timothy Roehrs on havainnut, että 1900 –luvun alussa ihmiset nukkuivat keskimäärin 8,5 tuntia yössä ja nykyisin 7,5 tuntia. Valtaosa meistä tarvitsee tuon ”kadotetun” tunnin, jonka seurauksena useimmat ihmiset kadottavat noin 20 % suoritustensa tehokkuudesta.
Pysyvää viikkoaikataulua varten voit miettiä, miten haluat viettää aikasi. Varaa tuntimäärä, jonka aiot käyttää kullekin toiminnolle: työlle, kotiaskareille, liikunnalle, perheen yhteisille harrastuksille, strukturoimattomalle vapaa-ajalle, nukkumiselle jne. Ja kun saat uuden kalenterin, varaa sieltä ensimmäisenä lomat ja muut itsellesi merkittävät menot. Pidä kiinni itsellesi varatuista ajoista: jos kalenterissasi on varaus itseäsi varten, älä myy sitä muuhun tarkoitukseen. Sinun ei tarvitse selitellä muille, miksi olet varattu. Riittää kun kerrot olevasi kysyttynä aikana varattu ja esität jotakin muuta itsellesi sopivaa ajankohtaa. Jos tarvitset tukea tähän, niin mitä sanoisit seuraavasta David Staufferin ehdottamasta motivaation lisääjästä: ”Tee itsellesi sopimus, jossa listaat tulevan viikon erityiset saavutukset. Jokaista toteutumatonta tavoitetta, jota et saavuttanut määräaikaan mennessä, kohden revit kaksi dollaria… Lähes kaikkien mielestä tuska, joka syntyy rahan repimisestä, on suurempi kuin välipalan tai kuntoilun –tai muiden tavoitteidesi – jättäminen väliin.”
”Minulla on tänään niin paljon tehtävää, että minun on vietettävä vielä toinen tunti polvillani” –sanontaa pidetään Martti Lutherin kirjoittamana. Sen tehtävä on varoittaa meitä laiminlyömästä henkistä puolta itsessämme. Roger Merrill väittää, että klassisten, inspiroivien teosten lukeminen säännöllisesti voi auttaa sinua saamaan enemmän aikaan, sillä varatessamme aikaa henkisyydelle, siitä seuraava rauhoittuminen leviää myös kaikkialle muualle.