MARJUT KUJALA, Psykoterapeutti 0400 189 101

  • Hankien taakan hellittäessä ja lumen sulaessa maasta kurkistaa krookus.
    Lämpö ja valo kutsuvat sitä kukkimaan, uskaltamaan uuteen...
  • Sipulissa on elinvoima ja kaikki tarvittava kukkimiseen, vaikka ankeat
    olosuhteet olisivat tuhonneet sen maanpäällisen osan tai turha olisi palanut karrelle.
  • Psykoterapeutti kulkee myötäelävästi rinnalla ja kamppailee yhdessä
    asiakkaan kanssa yhteisesti määritellyn ongelman voittamiseksi.

Työkaluja ajanhallintaan työpaikalla, osa 1

Eräs toimiva neuvo on tukia ja analysoida nykyistä ajankäyttöä. Kun olet vaikkapa pitänyt ajankäyttöpäiväkirjaa kahden viikon ajan, analysoit sitä, kuinka olet käyttänyt aikasi (tee itse oma luokittelusi). Sen jälkeen voit vertailla tulosta perustehtävän, työnkuvauksen tai nimettyjen vastuualueiden kanssa. Tämän tehtyäsi on ilmeisen selvää, mitä tarvitsee muuttaa. Tavallisesti paljastuu, että aika karkaa käsistäsi tai annat ympäristön varastaa aikasi. Usein vielä aikavarkaus saattaa tuntua ihan mukavalta. Analyysistä ei kuitenkaan ole mitään hyötyä, jos et suunnittele ajankäyttöäsi uudelleen.

Jim Billingtonin mielestä ”hyvä ajankäyttö käsittää enemmän prioriteetteja kuin kalentereita ja enemmän keskittymistä kuin raivokasta toimintaa”. Tässä muutamia hänen kokoamiaan ajattomia oivalluksia ajanhallinnasta: kehitä laaja näkökulma (selvitä itsellesi työpaikkasi perustehtävä, toiminta-ajatus, missio, tavoite – ja seuraa, mitä teet niiden eteen); pidä pääasia pääasiana (eli käytä suurin osa ajastasi työhön, joka on tärkeää ja varaa itsellesi mahdollisuus keskittyä sen tekemiseen ilman keskeytyksiä); jätä aikataulusi vajaaksi (aikatauluta vain 50 %, sillä yllätyksiä tulee joka tapauksessa, varaatpa aikaa niihin tai et) ja tasapainota elämäsi eri osa-alueita, sillä ajanhallinta ei käsittele pelkästään työtä. Lisäksi hän antaa kuusi käytännön ohjetta vahvistamaan tehokkuuttasi sen jälkeen, kun olet valinnut itsellesi tärkeät työtehtävät:

1)      älä keskeytä työtäsi, kun saat postia tai sähköpostia

2)      kun työstät jotakin asiakirjaa, toimi heti – älä käsittele samaa asiakirjaa kahteen otteeseen

3)      seulo puhelusi

4)      määrittele ajat, jolloin olet tavoitettavissa (otat vastaan puheluja tai vieraita)

5)      heitä kerran viikossa roskiin keräämäsi ”tiedoksi” –lappuset

6)      vältä tehottomia palavereja (joissa on enemmän kuin 12 osallistujaa)

Vain elämän ja kuoleman kysymykset ovat kiireellisiä, mutta muut eivät. Vedä siis välillä henkeä ja järjestä työasiasi tärkeysjärjestykseen (tee tärkeät asiat, älä kiireisimpiä!). Väitetään, että 80 % käytetystä ajasta vastaa vain noin 20 % tuloksesta ja 20 % toteuttamastamme työstä antaa noin 80 % tuloksesta. Kun olet parhaimmillasi (eri ihmiset eri aikaan päivästä, kuuntele itseäsi), käytä voimasi ja osaamisesi näihin kaikkein tärkeimpiin töihin. Muina aikoina voit vapaasti tehdä vähemmän tärkeitä töitä. Näin hallitset kiirettä ja pidät kaaoksen kurissa.

Yksi ajankäytön tuhoisimmista ansoista ja puuskittaisen kiireen syy on lykkääminen. Inhimillinen syy sinänsä, mutta myös syynä moneen tekemättä jääneeseen työhön; on tullut lykätyksi liian kauan ja tilaisuus pääsi menemään ohi. Voi tietysti hyvällä onnella käydä niinkin, että aika hoitaa sen, mitä minun piti tehdä. Kun on oppinut lykkäämään asioita, niin löydämme lukemattomia tapoja tukea tätä tapaa (esim. siivoamalla työpöytää, siirtelemällä paperikasoja paikasta toiseen, lajittelemalla postia tai vaikkapa juttelemalla niitä näitä). Usein viivyttelyn halu liittyy suuritöisiin tai epämiellyttäviin tehtäviin, mutta ne ominaisuudet eivät lykkäämällä parane. Sen sijaan ”tee-se-nyt” –tapa tai ”vähän päivässä, paljon viikossa” –sääntö voi olla paljon tuottoisampi.

Täpötäysi kalenteri, joka vaatii edestakaisin tempoilua tehtävien välillä, voi olla melkoinen aikasyöppö ja heikentää tuottavuutta. Michiganin yliopiston psykologian professori David Meyer kollegoineen on havainnut tutkimuksissaan, että aivot käyvät läpi eräänlaisen ”lämmittelyn” aina, kun ihminen aloittaa uuden työtehtävän. Siinä keskitetään huomiokyky ja muistutetaan itseä käsillä olevasta asioista. Vasta sen jälkeen mieli on valmisteltu työskentelemään tehokkaasti. Mutta jo 30 sekunnin häiriö voi suistaa raiteilta niin, että aivot tarvitsevat uudelleen lämmittelyn. Pahimmillaan tämä saattaa merkitä 2 – 4 tunnin ajallisia kustannuksia päivässä riippuen siitä, kuinka usein henkilön on siirryttävä yhdestä tehtävästä toiseen.

Työ ei tapa, mutta huoli tappaa –on vanhan kansan viisauksia. Siitähän se stressi syntyy, että teet yhtä työtä ja ajattelet jo toista. Kiireessä on vaikea keskittyä yhteen asiaan kerrallaan, huolestut, hätäilet ja epäilet omaa riittävyyttäsi. Mitä enemmän huolehdit, sitä enemmän stressiä ja mitä enemmän yrität voittaa kiirettä, sitä enemmän hätäilet. Mika auttaa? Pysähtyminen! Harkinta ja vaihtoehtojen punnitseminen, sitten harkitusti työn kimppuun ”peruna kerrallaan” eli myöntämällä, että voit tehdä vain asian kerrallaan tai olla vain yhdessä paikassa kerrallaan.

Entä jos jokaisen työpäivän aloittaisi aina samalla tavalla? Tekemällä listan kolmesta tai neljästä tärkeimmästä asiasta, jotka haluan saavuttaa päivän aikana. Tämä auttaa keskittymään ja silloin ei tule myytyä liian helposti aikaa ensimmäiselle vastaantulijalle. Näin vaikutan paremmin omaan ajanhallintaani, teen asioita tehokkaammin ja voin tehdä enemmän niitä asioita, jotka miellyttävät minua eniten.

Vaikeimman työn tekeminen heti aamulla voi olla hyvä tapa aloittaa työpäivä. Näin saat mielestäsi työn, joka on painanut mieltäsi eniten ja voit iltapäivällä hengittää vapaammin, kun olet jo saanut aikaan paljon hyödyllistä. Tehokkuutesi nimittäin kärsii, jos olet jännittynyt tai huolestunut ja tällaisista tunteista kannattaa päästä eroon mahdollisimman pian. Vähemmän ahdistuneena hoidat muut tehtäväsi paremmin. Seuraavaksi keskityt muiden, etenkin esimiehesi, antamiin kiireellisiin tehtäviin. Viimeisenä tärkeysjärjestyksessä ovat sellaiset työt, jotka pitäisi tehdä vain omaksi tyydytykseksi. Suunnittelussa on siis jotain järkeä, muutoin olet vaarassa tehdä mitä sattuu (mikä ensimmäisenä mieleen juolahtaa tai sitä mitä ei eilen ehtinyt hoitaa). Onnistumisen ja itsensä voittamisen tunteet auttavat jaksamaan ja antavat lisäpuhtia.

Entä jos ei olisi ”viime tippaa” eli deadlinea? Moni asia jäisi tekemättä varmaankin. Silti kannattaa pyrkiä ajan hallintaan rakentamalla työtä jouduttavia rutiineja, ennakoida tulevaa ruuhkaa ja karsia rohkeasti ylimääräisiä töitä. Joskus on hyödyllistä hoitaa tietyt rutiinit tiettyyn aikaan päivästä, jolloin työtahtiin pääsee ehkä nopeammin kiinni eikä työstä toiseen siirtyminen aiheuta joidenkin osatehtävien unohtamisia. Kun vielä keskittyy tekemään vain yhtä tehtävää kerrallaan, niin aikaa säästyy. Viemällä yksi tehtävä loppuun ennen seuraavan aloittamista, voi tehostaa työntekoaan. Jos ongelmana on aloituskitka, niin voi yrittää kirjailijoiden hyväksi havaitsemaa konstia: jätä työ keskeneräiseksi edellisenä päivänä, niin on helpompi jatkaa. Kokonaan uuden työn aloittaminen on paljon vaikeampaa kuin keskeneräisen jatkaminen. Hyvän päiväsuunnitelman avulla tehtävien tekeminen nopeutuu: tiedät mistä aloitat ja saat nopeammin tuloksia syntymään. Parhaimmillaan sinä olet tehnyt jo pari tehtävää, kun kollegasi vielä juovat ensimmäistä kahvikupposta. Tästä voi olla se positiivinen seuraus, että pääset iltapäivällä ajoissa kotiin. Toinen ratkaisu aloituskitkaan on järjestää kokoukset heti aamuun, sillä useimpien työvire on jo kunnossa kokousten päättyessä.